Entscheiden in Geschäftsführung und Gremien

Was macht Gremienentscheidungen besonders?

In einem Gremium entscheidet niemand allein, und jeder trägt Verantwortung für das Ergebnis. Das hat Vorteile: Mehr Wissen fließt ein, und ein Beschluss hat mehr Rückhalt. Es hat auch Nachteile. Verantwortung verteilt sich, und manche Mitglieder halten sich zurück, weil sie sich auf die anderen verlassen. Wie Gruppen dabei Kritik unterdrücken können, erklärt Gruppendenken.

Hinzu kommt die Beobachtung von außen. Beschlüsse von Gremien werden protokolliert, manchmal Jahre später geprüft und im Streitfall vor Gericht gelesen. Wie du Entscheidungen so dokumentierst, dass sie diese Prüfung bestehen, steht unter Entscheidungen unter Beobachtung.

Schließlich haben Gremien feste Regeln. Für die GmbH legt § 47 des GmbH-Gesetzes fest, dass Gesellschafterbeschlüsse mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst werden. Jeder Euro eines Geschäftsanteils gewährt eine Stimme. Wer von einem Beschluss persönlich betroffen ist, etwa bei der eigenen Entlastung, darf nicht mitstimmen.

MerksatzDie Regel macht den Beschluss gültig. Die Vorbereitung macht ihn gut.

Wie spielen Vorlage, Beratung und Beschluss zusammen?

Miriam ändert nach der missglückten Sitzung das Vorgehen. Sie trennt die drei Schritte.

Schritt 1: Die Vorlage. Zehn Tage vor der nächsten Beiratssitzung verschickt Miriam eine Vorlage von vier Seiten. Sie nennt die Entscheidungsfrage, drei Optionen mit Zahlen, ihre Empfehlung, die Hauptrisiken und was passiert, wenn das Gremium nichts beschließt. Wie eine solche Vorlage aufgebaut ist, erklärt Entscheidungsvorlage.

Schritt 2: Die Beratung. In der Sitzung stellt Miriam die Vorlage nicht noch einmal vor. Sie fragt zuerst nach Verständnisfragen, dann nach Einwänden. Der Vorsitzende des Beirats bittet das jüngste Mitglied, zuerst zu sprechen. Dadurch hören alle dessen Einschätzung, bevor die erfahrenen Mitglieder ihre Meinung sagen. Ein Beiratsmitglied übernimmt bewusst die Rolle des Gegenanwalts und sucht Schwachstellen.

Schritt 3: Der Beschluss. Bei großen Entscheidungen wie einer Übernahme fällt der Beschluss in einer zweiten Sitzung. So hat jedes Mitglied Zeit, die Einwände aus der Beratung zu prüfen. Bei kleineren Entscheidungen können Beratung und Beschluss in einer Sitzung stattfinden, mit einer kurzen Pause dazwischen.

Was das Verfahren bei Miriam bewirkte. In der Beratung brachte der Gegenanwalt einen Punkt, den Miriam unterschätzt hatte: Der Wettbewerber hat langfristige Mietverträge für zwei Lager, die nach der Übernahme doppelt laufen würden. Miriam rechnete nach und änderte ihre Empfehlung. Sie schlug nun vor, nur den Kundenstamm und die Fahrzeuge zu kaufen und die Lager beim Verkäufer zu lassen. Der Beirat stimmte in der zweiten Sitzung einstimmig zu, die Gesellschafterversammlung folgte. Ihre beiden Kollegen in der Geschäftsführung, vorher unsicher, trugen den Beschluss mit, weil ihre Bedenken in die Vorlage eingeflossen waren.

Für die Geschäftsführung selbst gilt: Bevor eine Vorlage in den Beirat geht, sollte die Geschäftsführung intern klären, ob sie geschlossen auftritt. Wer uneinig ist, sagt das offen in der Vorlage und nennt die unterschiedlichen Positionen. Das ist ehrlicher als eine Scheineinigkeit, die in der Sitzung zerbricht.

Arbeitsregel von T1Leaders. Fristen frei gewählt.

Welche Rollen und Mehrheiten braucht ein Gremium?

Ein Gremium braucht mindestens drei Rollen. Die vorsitzende Person leitet die Sitzung und achtet darauf, dass alle zu Wort kommen. Die berichtende Person verantwortet die Vorlage und beantwortet Fragen. Die Protokollführung hält Beschluss, Gründe und Gegenstimmen fest. In der Geschäftsführung kommt die Frage hinzu, wer für welches Ressort allein entscheiden darf und was gemeinsam beschlossen werden muss. Das gehört in die Geschäftsordnung.

Bei Mehrheiten gilt: Die Regel steht vorher fest. Einfache Mehrheit, qualifizierte Mehrheit oder Einstimmigkeit legen Satzung oder Geschäftsordnung fest. Wer die Regel erst in der Sitzung klärt, streitet über das Verfahren, und die Sache kommt zu kurz. Als Arbeitsregel von T1Leaders lohnt sich für strategische Entscheidungen mit langer Wirkung eine qualifizierte Mehrheit. Wer mehr Mitglieder überzeugen muss, prüft gründlicher. Mehr zur Vorbereitung solcher Entscheidungen steht unter Strategische Entscheidungen.

• Tischvorlage: Die Unterlagen liegen erst in der Sitzung vor. Gegenmittel: Vorlage mit Frist vorher verschicken.
• Ranghöchste Person spricht zuerst: Alle anderen richten sich danach. Gegenmittel: Reihenfolge umdrehen.
• Verantwortung verteilt sich: Jeder verlässt sich auf die anderen. Gegenmittel: jedes Mitglied um eine eigene Einschätzung bitten.
• Abstimmung ohne Beratung: Einwände kommen erst nach dem Beschluss. Gegenmittel: Beratung und Beschluss trennen.
• Protokoll ohne Gründe: Später weiß niemand mehr, warum entschieden wurde. Gegenmittel: Gründe und Gegenstimmen festhalten.

• Eilentscheidungen: Wenn sofort entschieden werden muss, helfen Eilregeln, etwa ein Umlaufbeschluss, sofern die Satzung ihn zulässt.
• Kleine Routineentscheidungen: Hier kostet das Verfahren mehr, als es nützt.
• Rechtliche Vorgaben: Satzung und Gesetz gehen der Arbeitsregel vor.
• Machtgefälle: Wenn ein Gesellschafter die Mehrheit hält, ändert das Verfahren wenig an der Machtverteilung.
• Organisationale Grenze: Wer verantwortet die Vorlage? Ohne benannte Person kommt sie zu spät. Schutz im Prozess: Verantwortung für jede Vorlage im Sitzungsplan festlegen.

1. Entscheidungsfrage und Zuständigkeit klären.
2. Vorlage mit Optionen, Empfehlung und Risiken erstellen und fristgerecht verschicken.
3. Beratung mit Einwänden vor jeder Festlegung führen.
4. Bei großen Entscheidungen den Beschluss in eine zweite Sitzung legen.
5. Protokoll mit Gründen und Gegenstimmen verschicken.

Häufige Fragen