Entscheidungsbefugnisse klären: die Befugnis-Landkarte

Warum bremsen unklare Befugnisse Entscheidungen?

Wenn unklar ist, wer entscheidet, passiert eines von drei Dingen. Niemand entscheidet, weil jeder glaubt, ein anderer sei zuständig. Zwei entscheiden, und zwar unterschiedlich. Oder alles wandert zur Führungskraft, die zum Engpass wird. Bei Henrik ist das erste beim Getriebeschaden passiert, das zweite beim Ersatzteil.

Paul Rogers und Marcia Blenko beschrieben 2006, dass Entscheidungen in vielen Unternehmen im Inneren hängen bleiben. Ihr Vorschlag: für wichtige Entscheidungen festlegen, wer welche Rolle hat. Unklare Rollen belasten außerdem die Menschen. Eine frühe Übersichtsarbeit von Susan Jackson und Randall Schuler fand einen deutlichen Zusammenhang zwischen Rollenunklarheit und geringerer Arbeitszufriedenheit.

MerksatzWas niemandem gehört, bleibt liegen. Was zweien gehört, wird doppelt gemacht.

Wie baust du eine Befugnis-Landkarte?

Die Landkarte entsteht in drei Schritten. Zuerst sammelst du zwei Wochen lang alle Entscheidungen, die in deinem Bereich anfallen. Dann ordnest du sie nach Häufigkeit und lässt Einmaliges weg. Zum Schluss trägst du für jede wiederkehrende Entscheidung fünf Angaben ein.

Arbeitsvorlage von T1Leaders. Beträge und Grenzen frei gewählt.

Auf die Spalte „Grenze“ kommt es besonders an. Ohne sie bleibt jede Befugnis vage, und im Zweifel wird doch wieder nachgefragt. Grenzen können Beträge sein, Fristen, Kundengruppen oder die Frage, ob eine Entscheidung umkehrbar ist.

Henrik sammelt mit seinen Werkstattleitungen 34 wiederkehrende Entscheidungen. 22 davon lassen sich in einer Sitzung zuordnen. Für zwölf gibt es Diskussionsbedarf, darunter die Kulanz.

MerksatzEine Befugnis ohne Grenze ist eine Einladung zum Nachfragen.

Wie findest du Lücken und Doppelungen?

Eine Lücke ist eine Entscheidung ohne Eintrag in der Spalte „Entscheidet“. Eine Doppelung ist eine Entscheidung mit zwei Einträgen. Beide fallen in der fertigen Tabelle sofort auf. Schwieriger sind versteckte Doppelungen: Zwei Stellen glauben, sie entscheiden, obwohl nur eine eingetragen ist.

Lass die Landkarte deshalb von mehreren Beteiligten ausfüllen. Henrik lässt jede Werkstattleitung und den Vertrieb die Spalte „Entscheidet“ getrennt ausfüllen. Beim Vergleich zeigt sich: Bei der Kulanz haben drei Werkstätten den Vertrieb eingetragen, der Vertrieb den Kundendienst. Bei den Ersatzteilen haben Lager und Werkstatt jeweils sich selbst eingetragen.

Typische Stellen für Lücken sind Entscheidungen zwischen zwei Abteilungen, neue Aufgaben, die noch niemandem gehören, und Ausnahmefälle. Typische Stellen für Doppelungen sind Bestellungen, Preise und Termine.

Wie du von der Landkarte zu einer Diagnose kommst, wo Entscheidungen im ganzen Bereich hängen, erklärt Entscheidungsstau auflösen.

Wie vereinbarst du Befugnisse im Team?

Eine Landkarte wirkt erst, wenn alle sie kennen und mittragen. Deshalb gehört sie in eine gemeinsame Sitzung. Für jede strittige Entscheidung klärt die Runde, wer am meisten Wissen hat, wer die Folgen trägt und wie schnell entschieden werden muss.

Henrik legt die Kulanz bis 3.000 Euro in die Werkstätten, weil dort das Wissen über den Schaden liegt. Darüber entscheidet er selbst nach Rücksprache mit dem Vertrieb. Für Ersatzteile über 1.000 Euro bestellt nur noch das Lager, und zwar nach Freigabe durch die Werkstatt.

Die fertige Landkarte hängt in jeder Werkstatt und liegt im gemeinsamen Laufwerk. Nach drei Monaten prüft die Runde, ob die Grenzen passen. Wie du die Stufen der Beteiligung je Entscheidung festlegst, steht unter Entscheidungen delegieren. Für Projekte eignet sich die RACI-Matrix, für einzelne Teamentscheidungen das DACI-Modell.

MerksatzEine Landkarte, die nur die Führungskraft kennt, ist keine.

• Einmalige Entscheidungen: Für sie eignen sich RACI oder DACI besser als die Landkarte.
• Zu viele Zeilen: Eine Landkarte mit hundert Einträgen liest niemand. Nimm die häufigen und strittigen Entscheidungen auf.
• Veraltete Grenzen: Beträge und Zuständigkeiten ändern sich. Ohne regelmäßige Prüfung wird die Landkarte zum Papier.
• Fehlende Mittel: Wer entscheiden darf, braucht auch Zugriff auf Budget und Informationen.
• Organisationale Grenze: Vorgaben von oben. Zeichnungsgrenzen und Vorschriften setzen einen Rahmen, den die Landkarte nicht überschreiten kann. Schutz im Prozess: vorab klären, was im eigenen Bereich überhaupt verteilt werden darf.

1. Zwei Wochen lang sammeln, welche Entscheidungen anfallen.
2. Wiederkehrende auswählen und Einmaliges weglassen.
3. Fünf Spalten ausfüllen: Entscheidung, Entscheider, Grenze, Beratung, Information.
4. Getrennt ausfüllen lassen und vergleichen, um versteckte Lücken und Doppelungen zu finden.
5. Im Team vereinbaren, sichtbar aufhängen und nach drei Monaten prüfen.

Häufige Fragen