RACI-Matrix: Definition, Beispiel, Vorlage

Was bedeuten die vier Rollen R, A, C und I?

Die vier Rollen trennen Arbeit, Verantwortung, Beratung und Information. Ein häufiger Fehler ist, R und A gleichzusetzen. R macht die Arbeit, A steht am Ende dafür gerade und gibt frei.

Ein Bild aus dem Alltag: Bei einer Hochzeit backt die Konditorei die Torte (R). Das Brautpaar entscheidet über Sorte und Größe (A). Die Trauzeugin wird nach Allergien der Gäste gefragt (C). Die Gäste erfahren am Tag selbst, dass es Torte gibt (I).

Die Regel „genau ein A pro Aufgabe“ stammt aus der Praxis des Projektmanagements. Sie ist eine Konvention mit klarem Zweck: Wenn zwei Personen freigeben dürfen, entsteht die Panne mit den zwei Grundrissen.

Wer mehr über das Verhältnis von Durchführung und Verantwortung wissen will, findet es auf der Seite Entscheidungsbefugnisse klären.

Wie sieht eine RACI-Matrix im Beispiel aus?

Kerstin schreibt die sechs wichtigsten Aufgaben bis zur Messe auf und trägt ein, wie es heute tatsächlich läuft. Erst danach korrigiert sie. Diese Reihenfolge ist wichtig, weil die erste Fassung die Lücken zeigt.

Kerstins Vorschlag für die korrigierte Fassung: Die Marketingleitung erstellt den Grundriss und gibt ihn frei (R, A), der Vertrieb wird vorher gefragt. Das Budget legt die Geschäftsführung fest, die Marketingleitung erstellt den Vorschlag als R. Bei den Einladungen übernimmt der Vertrieb das A, weil er die Kundenbeziehungen verantwortet. Marketing und Assistenz bleiben R.

Ein Haken bleibt: Kerstin und der Vertriebsleiter stehen auf derselben Ebene. Sie kann ihm kein A wegnehmen und keins zuteilen. Bei zwei Zeilen muss deshalb jemand entscheiden, der über beiden steht.

Einordnung von T1Leaders am Beispiel.

MerksatzTrage zuerst ein, wie es läuft. Die Fehler in dieser Fassung sind dein Arbeitsauftrag.

Was ändert sich je nach Führungsebene?

Die Regeln der Matrix bleiben gleich. Was sich ändert, ist, wie weit deine Befugnis reicht. Ein A darfst du nur dort vergeben, wo du selbst das letzte Wort hast. In einer Matrixorganisation mit fachlicher und disziplinarischer Führung klärt die Matrix außerdem, welche der beiden Vorgesetzten bei welcher Aufgabe freigibt.

Einordnung von T1Leaders.

Die RACI-Matrix hilft nicht, wenn das Problem woanders liegt als in unklaren Zuständigkeiten. Sie ordnet Rollen. Ziele, Prioritäten und Streit über die Sache klärst du mit anderen Mitteln.

• Zu viele C: Wer jeden fragt, entscheidet langsam. Arbeitsregel von T1Leaders: Steht in einer Zeile mehr als drei Mal C, frage nach, wessen Meinung die Entscheidung ändern würde.
• Zu kleine oder zu große Aufgaben: „Messe vorbereiten“ ist zu grob für ein A. „E-Mail an Standbauer schreiben“ ist zu fein für eine Tabelle.
• Starre Tabelle in beweglicher Lage: In einer Krise mit stündlich neuen Informationen hilft ein klarer Krisenstab mit kurzen Wegen.
• Organisationale Grenze: die Matrix als Schutzschild. In manchen Unternehmen dient die RACI-Matrix dazu, Verantwortung abzuwehren: „Ich bin da nur C.“ Schutz im Prozess: Erstelle die Matrix gemeinsam mit allen Beteiligten und mache sie im Projekt sichtbar. Wer eine Lücke sieht, meldet sie, auch wenn er nur I ist.

• A ohne Budget. Kerstin steht als A beim Grundriss, darf aber Nachträge nur bis 2.000 Euro freigeben. Folge: Der nächste Nachtrag landet doch bei der Geschäftsführung, und die Standbaufirma wartet. Gegenmittel: Mit dem A auch die Budgetgrenze klären und in die Matrix schreiben.
• Einmal erstellt, nie geändert. Bei der nächsten Messe ist der Vertriebsleiter in Rente, sein Name steht weiter in der Matrix. Folge: Die Standbaufirma fragt bei der falschen Person an. Gegenmittel: Rollenbezeichnungen in die Spalten schreiben und die Matrix an jedem Meilenstein durchsehen.
• Die Matrix kommt per Mail. Kerstin verschickt die korrigierte Fassung an alle Bereiche, niemand antwortet. Folge: Der Vertrieb arbeitet weiter wie bisher, und die Einladungen bleiben liegen. Gegenmittel: die Matrix in einem kurzen Termin durchgehen, in dem alle zustimmen oder widersprechen.

Werte frei gewählt.

Wie unterscheiden sich RACI, DACI und andere Varianten?

Die Varianten setzen andere Schwerpunkte. RACI ordnet laufende Aufgaben. DACI ordnet eine einzelne Entscheidung. Erweiterungen wie RASCI fügen eine Rolle für Unterstützung hinzu.

Wenn deine Frage lautet „Wer entscheidet, ob wir die Messe überhaupt machen?“, passt DACI besser. Wie das Modell funktioniert, zeigt die Seite DACI: Rollen für Teamentscheidungen.

MerksatzRACI für Aufgaben, die immer wieder anfallen. DACI für die eine Entscheidung, die ansteht.

1. Aufgaben sammeln: Schreibe fünf bis fünfzehn Aufgaben auf, an denen mehrere Personen beteiligt sind.
2. Ist-Zustand eintragen: Wer macht es heute, wer gibt heute frei? Ehrlich, auch wenn es unordentlich aussieht.
3. Zeilen prüfen: Genau ein A, mindestens ein R, wenige C.
4. Strittige Zeilen klären: zuerst unter den Beteiligten. Gelingt das nicht, entscheidet die gemeinsame Vorgesetzte.
5. Sichtbar machen und überprüfen: Lege die Matrix in den Projektordner und sieh sie an jedem Meilenstein kurz durch. Wie du Aufgaben samt Verantwortung abgibst, erfährst du unter Entscheidungen delegieren.

Häufige Fragen