Ein Projekt stoppen: Kriterien und Gesprächsablauf

Warum werden Projekte zu spät gestoppt?

Projekte laufen oft weiter, obwohl die Zeichen auf Abbruch stehen. Ein Grund ist das Geld, das schon ausgegeben ist. Es fühlt sich an, als wäre es verloren, wenn du jetzt aufhörst. Dabei ist es so oder so ausgegeben. Für die Entscheidung zählt nur, was weitere Arbeit kostet und was sie noch bringt. Mehr dazu auf der Seite Sunk-Cost-Effekt.

Ein zweiter Grund ist die eigene Verantwortung. Barry Staw untersuchte 1976 in einem Experiment, wie Menschen nach einer Fehlentscheidung weiter investieren. Wer für eine erste, gescheiterte Entscheidung selbst verantwortlich war, steckte besonders viel zusätzliches Geld in dieselbe Richtung.

Bei Anja greifen beide Gründe. 780.000 Euro wirken wie ein Argument fürs Weitermachen. Und sie selbst hat das Projekt vor 18 Monaten angestoßen.

Welche Stopp-Kriterien helfen?

Ein guter Zeitpunkt für Stopp-Kriterien ist der Projektstart. Dann ist noch niemand gebunden, und die Kriterien können nüchtern festgelegt werden. Später hilft die Stopp-Probe: Würden wir dieses Projekt heute, mit dem heutigen Wissen, neu beginnen? Wenn die Antwort Nein ist, spricht viel für einen Stopp.

Arbeitsregel von T1Leaders.

Beim Stoppen lässt sich oft ein Teil weiterführen. Anja entscheidet, die App einzustellen und die Diagnose-Funktion als kleines Werkzeug für den Kundendienst fertigzustellen. Wie du Abbruchkriterien beim Start festlegst, erklärt Abbruchkriterien. Risiken vor dem Start spielst du mit einem Pre-Mortem durch.

Wie läuft das Gespräch zum Stopp ab?

Das Gespräch mit dem Team hat vier Teile. Zuerst die Entscheidung, klar und im ersten Satz. Dann der Grund, ehrlich und ohne Schuldzuweisung. Dann eine konkrete Würdigung der Arbeit. Zum Schluss, was mit Menschen und Ergebnissen passiert.

Anja sagt ihrem Team am Donnerstag: „Wir stellen die App ein. Seit der Wettbewerber eine kostenlose App für alle Marken anbietet, fehlt uns der Vorteil, für den wir gestartet sind. Ihr habt eine Steuerung gebaut, die technisch besser ist als alles, was ich vorher gesehen habe. Die Diagnose-Funktion machen wir fertig, das ist ein Gewinn für den Kundendienst. Niemand verliert seinen Arbeitsplatz, und mit jedem von euch spreche ich in dieser Woche über das nächste Projekt.“

Manches bleibt in diesem Gespräch bewusst ungesagt. Anja verzichtet auf Sätze wie „Das hätten wir früher sehen müssen“. Die Nachbereitung kommt später, in Ruhe. Wie du unbeliebte Entscheidungen mitteilst, zeigt Unpopuläre Entscheidungen kommunizieren.

MerksatzEntscheidung, Grund, Würdigung, nächste Schritte. In dieser Reihenfolge.

Wie verkraftet das Team den Stopp?

Für ein Team kann ein Projektstopp wie ein Verlust wirken. Monate an Arbeit enden ohne den geplanten Abschluss. Drei Dinge helfen. Erstens eine echte Würdigung dessen, was gelernt und gebaut wurde. Zweitens Klarheit über die nächste Aufgabe, möglichst schnell. Drittens eine Nachbesprechung ohne Schuldsuche, die festhält, was beim nächsten Mal früher auffallen sollte.

Anjas Team hält in der Nachbesprechung fest: Die Annahme „kein Wettbewerber bietet das an“ wurde nie überprüft. Beim nächsten Projekt gibt es alle drei Monate einen Termin, an dem die tragenden Annahmen geprüft werden.

Ein Bild aus dem Alltag: Wer bei einer Wanderung merkt, dass der Weg nicht zum Gipfel führt, kehrt um, auch nach drei Stunden Aufstieg. Die drei Stunden sind gelaufen, egal, wie du dich entscheidest.

MerksatzEin guter Stopp würdigt die Arbeit und lernt aus den Annahmen.

• Langer Nutzen: Manche Projekte zahlen sich erst spät aus. Die Stopp-Probe kann dann zu früh Nein sagen, wenn der lange Nutzen nicht mitgedacht wird.
• Vertragliche Bindungen: Verträge mit Dienstleistern oder Fördergebern können einen Stopp teuer machen. Das gehört in die Restkosten.
• Unsichere Schätzungen: Restkosten und Restnutzen sind Schätzungen. Eine zweite, unabhängige Schätzung hilft.
• Schwache Belege: Die Forschung zur Eskalation von Commitment ist nicht stabil repliziert. Die Stopp-Probe bleibt trotzdem eine vernünftige Prüffrage.
• Organisationale Grenze: Wer darf stoppen? In vielen Unternehmen darf nur das Gremium stoppen, das gestartet hat. Schutz im Prozess: schon beim Start festlegen, wer stoppen darf.

1. Stopp-Probe stellen: Würden wir heute neu beginnen?
2. Restkosten und Restnutzen ehrlich schätzen, ohne die ausgegebenen Mittel.
3. Prüfen, ob sich ein Teil retten lässt.
4. Das Team zuerst informieren: Entscheidung, Grund, Würdigung, nächste Schritte.
5. Nachbesprechung ohne Schuldsuche durchführen und Annahmen prüfen.

Häufige Fragen