Methoden · Vertiefung
Entscheidungsregeln: einmal festlegen, immer wieder nutzen
Wie du wiederkehrende Fragen mit einer Wenn-dann-Regel klärst und so Zeit und Kraft für die Entscheidungen sparst, die deine volle Aufmerksamkeit verdienen.
Lukas führt ein Dentallabor mit 18 Beschäftigten. Fast jede Woche ruft eine Zahnarztpraxis an und bittet um Rabatt. Mal sagt er ja, mal nein, je nach Laune und Uhrzeit. Neulich hat eine Praxis erfahren, dass eine andere mehr Rabatt bekommt, und sich beschwert. Lukas fragt sich, warum er dieselbe Frage jede Woche neu entscheidet. Geht das einfacher?
Beispiel frei erfunden.
Warum lohnen sich feste Regeln für wiederkehrende Fragen?
Feste Regeln lohnen sich aus drei Gründen. Sie sparen Zeit, weil eine Frage nicht jedes Mal neu durchdacht wird. Sie sind fairer, weil gleiche Fälle gleich behandelt werden. Und sie machen es wahrscheinlicher, dass du tust, was du dir vorgenommen hast.
Peter Gollwitzer und Paschal Sheeran werteten 2006 Studien zu Wenn-dann-Plänen aus. Über 94 Tests hinweg halfen solche Pläne Menschen deutlich, ihre Ziele zu erreichen, mit einer mittleren bis großen Wirkung (Gollwitzer und Sheeran, 2006).
Ein Bild aus dem Alltag: Jemand nimmt sich vor: „Wenn ich nach Hause komme, stelle ich die Sporttasche neben die Tür.“ Diese Person geht eher zum Training als jemand, der sich nur „mehr Sport“ vornimmt. Die Regel nimmt die Entscheidung im Moment ab.
Wiederkehrende Entscheidungen kosten auch Aufmerksamkeit, die für wichtigere Fragen fehlt. Was über Ermüdung durch viele Entscheidungen bekannt ist und was umstritten ist, liest du unter Entscheidungsmüdigkeit.
Für Lukas zählt vor allem der zweite Grund: Fairness. Wenn zwei Praxen mit gleichem Umsatz verschiedene Rabatte bekommen, fühlt sich eine zu Recht benachteiligt. Eine Regel macht die Entscheidung erklärbar.
MerksatzEine gute Regel entscheidet die kleinen Fragen, damit du Kraft für die großen hast.
Wie formulierst du eine gute Entscheidungsregel?
Eine gute Regel hat vier Teile: Auslöser, Handlung, Ausnahme und Prüftermin. Der Auslöser beschreibt die Situation so genau, dass jeder sie erkennt. Die Ausnahme lässt Raum für besondere Fälle.
Vorlage für Entscheidungsregeln
| Wenn | Dann | Ausnahme | Prüftermin |
|---|---|---|---|
| eine Praxis um Rabatt bittet | 3 Prozent ab 40.000 Euro Jahresumsatz, 5 Prozent ab 80.000 Euro, sonst kein Rabatt | Neukunden im ersten Quartal nach Absprache mit der Geschäftsführung | jährlich im Januar |
| ein Eilauftrag unter 48 Stunden kommt | annehmen, wenn die Kapazität unter 90 Prozent liegt, mit 20 Prozent Zuschlag | Notfälle bei Schmerzpatienten ohne Zuschlag | halbjährlich |
| eine Reklamation unter 200 Euro eingeht | sofort kostenlos nacharbeiten, ohne Prüfung der Schuldfrage | dieselbe Praxis mehr als dreimal im Quartal | quartalsweise |
Kopiere die vier Spalten und formuliere für deine drei häufigsten Fragen je eine Regel.
Regeln frei gewählt zur Veranschaulichung.
Lukas stellt die Rabattregel allen Praxen vor. Die Beschwerden hören auf, weil jede Praxis weiß, was gilt. Und Lukas spart nach eigener Schätzung zwei Stunden pro Woche, die er früher am Telefon verhandelt hat.
Formuliere die Regel so, dass auch eine neue Kollegin sie ohne Rückfrage anwenden kann. Zahlen helfen dabei: „ab 40.000 Euro Jahresumsatz“ ist eindeutig, „für gute Kunden“ lässt Raum für Deutungen. Schreibe auch dazu, wofür die Regel da ist. Wer das Ziel kennt, erkennt leichter, wann ein Fall eine Ausnahme verdient.
MerksatzOhne Ausnahme wird eine Regel stur. Ohne Prüftermin wird sie alt.
Wann wird eine Regel zum Problem?
Eine Regel wird zum Problem, wenn sie nicht mehr zur Lage passt und niemand es merkt. Regeln altern. Was vor zwei Jahren sinnvoll war, kann heute Kunden verärgern oder Geld kosten.
Ein zweites Risiko: Regeln können Verantwortung verschieben. „Das ist eben die Regel“ ist bequem. Passt ein Fall offensichtlich nicht, braucht es ein eigenes Urteil. Deshalb braucht jede Regel jemanden, der Ausnahmen entscheiden darf. Wie du das festlegst, steht unter Entscheidungsbefugnisse klären.
Ein deutliches Zeichen für eine überholte Regel: Die Ausnahmen häufen sich. Wenn Lukas bei jeder dritten Rabattanfrage eine Ausnahme macht, stimmt die Regel nicht mehr mit der Wirklichkeit überein. Dann gehört sie vor dem nächsten Prüftermin auf den Tisch.
Grenzen
Wann solltest du keine Regel aufstellen?
- Bei seltenen, großen Entscheidungen: Eine Übernahme oder ein Standortwechsel braucht eine eigene Abwägung.
- Bei unklarer Lage: Wenn sich Markt oder Gesetz gerade ändern, friert eine Regel einen Zustand ein, der bald nicht mehr gilt.
- Bei Fragen, die Menschen betreffen: Eine starre Regel für Urlaub oder Teilzeit kann ungerecht wirken. Hier helfen Rahmenregeln mit Spielraum.
- Bei zu vielen Regeln: Wer für alles eine Regel hat, verliert den Überblick und verbringt viel Zeit mit Nachschlagen.
- Organisationale Grenze: die Regel als Ausrede. In manchen Unternehmen werden Regeln vorgeschoben, um unbequeme Entscheidungen nicht selbst treffen zu müssen. Schutz im Prozess: Jede Regel nennt eine Person, die Ausnahmen entscheiden darf und muss. Sammle Beschwerden über eine Regel und besprich sie zum Prüftermin.
Gegenmittel
So stellst du deine ersten Regeln auf
- Wiederkehrende Fragen sammeln: Welche Fragen tauchen mehr als einmal im Monat auf?
- Die drei häufigsten auswählen und für jede das Ziel klären: Worum geht es bei dieser Entscheidung?
- Regel formulieren mit Auslöser, Handlung, Ausnahme und Prüftermin.
- Bekannt machen: Wer betroffen ist, kennt die Regel.
- Prüfen: Zum Termin fragen, ob die Regel ihr Ziel noch erfüllt. Wiederkehrende Aufgaben ordnest du zusätzlich mit der Eisenhower-Matrix.
Übung
Übung am eigenen Fall
In deinem Team fragen Mitarbeitende häufig, ob sie an Fachkonferenzen teilnehmen dürfen. Welche Regel ist brauchbar?
- A„Konferenzen sind grundsätzlich erwünscht.“
- B„Wenn eine Konferenz zum Jahresziel passt und unter 1.500 Euro kostet, genehmigt die Teamleitung sie direkt. Darüber oder ohne Bezug zum Jahresziel entscheidet die Bereichsleitung. Geprüft wird die Regel jährlich im Dezember.“
- C„Jeder Antrag wird einzeln geprüft.“
Auflösung anzeigen
Antwort B. Antwort A gibt keine Richtung, Antwort C ist das Gegenteil einer Regel. Antwort B nennt Auslöser, Handlung, Grenze für Ausnahmen, Zuständigkeit und Prüftermin.
Häufige Fragen
Was ist eine Entscheidungsregel?
Eine Entscheidungsregel legt im Voraus fest, wie in einer bestimmten, wiederkehrenden Situation gehandelt wird. Sie spart Zeit, sorgt für Gleichbehandlung und entlastet bei häufigen Fragen.
Was sind Wenn-dann-Pläne?
Wenn-dann-Pläne sind persönliche Vorsätze in der Form „Wenn Situation X eintritt, dann tue ich Y“. In der Forschung heißen sie Durchführungsabsichten. Sie helfen nachweislich, Vorsätze umzusetzen.
Wo halte ich Regeln fest?
An einem Ort, den alle Betroffenen kennen, etwa im gemeinsamen Laufwerk oder im Handbuch des Teams. Eine Regel, die nur im Kopf der Leitung existiert, wird nicht gleich angewendet.
Wie viele Regeln sind sinnvoll?
Beginne mit den drei häufigsten Fragen. Mehr als zehn Regeln für einen Bereich sind selten nötig und schwer zu überblicken.
Quellen
- Gollwitzer, P. M. und Sheeran, P. (2006). Implementation intentions and goal achievement: A meta-analysis of effects and processes. Advances in Experimental Social Psychology, 38, 69-119. KOPS Universität Konstanz
Vormerkliste
Neues zuerst erfahren
Trag dich ein, dann erfährst du zuerst, wenn es im Themenfeld „Methoden“ Neues gibt und wann das Training für Führungsteams buchbar ist. Wir schreiben nur, wenn es etwas Neues gibt.