Kepner-Tregoe-Methode: Ablauf mit Beispiel

Welche vier Schritte hat die Methode?

Die vier Schritte beantworten vier Fragen: Was ist los? Warum ist es passiert? Was tun wir? Was kann dabei schiefgehen? Nicht jede Lage braucht alle vier. Für eine Auswahl wie bei Nadine zählen vor allem die Schritte drei und vier.

Ein Bild aus dem Alltag: Dein Auto macht ein Geräusch. Zuerst klärst du, ob das Problem in dieser Woche Vorrang hat (Schritt 1). Dann grenzt du ein: Das Geräusch kommt beim Bremsen, aber nicht beim Gasgeben (Schritt 2). Dann wählst du die Werkstatt (Schritt 3). Und du planst, wie du ohne Auto zur Arbeit kommst, falls die Reparatur länger dauert (Schritt 4).

MerksatzErst verstehen, dann wählen, dann absichern. Die Methode hält diese Schritte auseinander.

Wie unterscheidest du Muss- und Wunschziele?

Ein Mussziel ist eine Bedingung, die jede Option erfüllen muss. Es lässt sich mit ja oder nein beantworten. Ein Wunschziel beschreibt, was du dir möglichst gut erfüllt wünschst. Es wird gewichtet und bewertet.

Nadine legt drei Mussziele fest: Schnittstelle zum bestehenden Warenwirtschaftssystem, Einführung bis 1. März, Einmalkosten höchstens 90.000 Euro. Anbieter D bietet keine Schnittstelle an. Er fällt raus, egal wie gut er sonst ist.

Die Wunschziele gewichtet sie von 1 bis 10: Bedienung am Handscanner (10), monatliche Kosten (8), Support auf Deutsch (7), Auswertungen (5), Fähigkeit für mehrere Lager (3). Das letzte Ziel ist nur für spätere Pläne wichtig, deshalb das niedrige Gewicht.

Achte auf eine Falle: Ein Mussziel muss zwingend sein. Wer „schöne Oberfläche“ zum Mussziel macht, sortiert vielleicht eine starke Option aus. Wer eine Grenze ohne Zahl nennt, etwa „günstig“, kann sie nicht prüfen. Schreibe deshalb eine Zahl hin.

Wie sieht das durchgerechnete Beispiel aus?

Drei Anbieter bleiben nach dem Sieb übrig. Nadine bewertet jeden von 1 bis 10 je Wunschziel und multipliziert mit dem Gewicht.

Lesart: Bewertung · Bewertung mal Gewicht. Anbieter D ist am Mussziel Schnittstelle gescheitert. Werte frei gewählt zur Veranschaulichung.

Rechenweg für Anbieter B: 10 × 9 + 8 × 5 + 7 × 7 + 5 × 8 + 3 × 9 = 246. Anbieter B liegt 28 Punkte vor A.

Jetzt kommt der Schritt, der Kepner-Tregoe von einer reinen Nutzwertanalyse unterscheidet. Nadine fragt für die zwei besten Anbieter: Was kann schiefgehen? Für jedes Risiko schätzt das Team die Wahrscheinlichkeit und die Schwere von 1 bis 10 und multipliziert.

Werte frei gewählt zur Veranschaulichung.

Anbieter B ist bei den Wunschzielen besser und deutlich riskanter. Nadine verhandelt deshalb zwei Gegenmaßnahmen: einen Festpreis für die Schnittstelle und eine Hinterlegung des Programmcodes bei einem Treuhänder für den Fall einer Insolvenz. Das Team schätzt die Wahrscheinlichkeit der Zusatzprogrammierung danach auf 2 und die Schwere eines Marktaustritts auf 5. Das Risiko von B sinkt auf 4 × 5 + 2 × 5 = 30. Damit liegt B bei den Wunschzielen vorn und beim Risiko unter A.

MerksatzDer Favorit nach Punkten ist erst dann der Favorit, wenn du seine Risiken kennst und begrenzen kannst.

• Bei Zeitdruck: Vier Schritte mit Gewichtung und Risikoprüfung brauchen Stunden oder Tage. In einer akuten Lage helfen kürzere Verfahren.
• Bei sehr unsicheren Folgen: Wenn niemand die Wirkung der Optionen abschätzen kann, rechnest du mit erfundenen Zahlen. Ein Entscheidungsbaum oder eine Szenarioanalyse passt dann besser.
• Bei Scheingenauigkeit: 246 gegen 218 klingt eindeutig. Die Bewertungen dahinter sind Einschätzungen. Eine Änderung um einen Punkt beim schwersten Ziel verschiebt das Ergebnis um 10.
• Bei Mussziel-Inflation: Wer zu viele Mussziele setzt, sortiert so lange aus, bis nur der Wunschkandidat übrig bleibt.
• Organisationale Grenze: das Verfahren als Rechtfertigung. In manchen Einkaufsrunden wird Kepner-Tregoe erst nach der Vorentscheidung ausgefüllt, um sie zu belegen. Schutz im Prozess: Muss- und Wunschziele samt Gewichten vor dem Öffnen der Angebote beschließen und protokollieren. Die Risikoprüfung macht eine Person, die den Favoriten nicht vorgeschlagen hat.

1. Mussziele mit Zahl formulieren und vor dem Blick auf die Angebote festlegen.
2. Wunschziele gewichten, von 1 bis 10, bevor bewertet wird.
3. Bewerten und rechnen, Gewicht mal Bewertung, dann summieren.
4. Risiken der zwei besten Optionen prüfen, mit Wahrscheinlichkeit, Schwere und Gegenmaßnahmen.
5. Ergebnis absichern mit einem Pre-Mortem für den Favoriten. Wie sich Kriterien noch feiner gewichten lassen, zeigt die Nutzwertanalyse.

Häufige Fragen